Kartu Kendali

Penanganan surat dapat di bedakan menjadi 2 macam yang pertama adalah penanganan surat sistem buku agenda, dan penanganan surat sistem kartu kendali. Penanganan surat sistem kartu kendali merupakan sistem pola baru, dimana sistem ini dikembangkan sejak tahun 1972, sebagai hasil penelitian yang diciptakan Arsip Nasional Ri (ANRI) bekerja sama dengan Lembaga Administrasi Negara (LAN). Sistem ini banyak diterapkan di instansi pemerintah yang volume kegiatan persuratannya sangat banyak.

Pengertian kartu kendali
Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali.

Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa. Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah.
Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut.

- Alat pengendali surat masuk dan keluar

- Alat pelacak surat

- Arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses

- Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi

Keuntungan menggunakan kartu kendali
- Lebih efisien dibanding buku agenda
- Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
- Menghilangkan pencatatan berulang
- Mudah melacak lokasi surat yang diproses
- Memudahkan penyusunan arsip
- Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip
Penanganan surat menggunakan kartu kendali hanya mencatat surat masuk dan keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat yang sifatnya biasa dicatat pada lembar pengantar surat biasa. Begitu pula dengan surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia oleh petugas pencatat surat. Untuk mengidentifikasi jenis surat tersebut apakah penting, rahasia, biasa dapat dilihat sebagai berikut.

Ciri-ciri surat penting adalah sebagai berikut

• Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya.
• Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.
• Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.

Ciri-ciri surat biasa adalah sebagai berikut.

• Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
• Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
• Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.

Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat biasa, maka ditanyakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan dalam penilaian.

Ciri-ciri surat rahasia adalah sebagai berikut.

• Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
• Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.

A. Prosedur surat masuk penting sistem kartu kendali
Berikut ini akan dijelaskan prosedur penanganan surat masuk penting menggunakan kartu kendali.

1. Penerimaan surat
Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.

Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.

• Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
• Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
• Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
• Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.

2. Pencatatan surat
Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti.

Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih.

Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.

• Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
• Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat, serta unit pengolah pada kartu kendali.
• Mengambil kartu kendali I sebagai pengganti buku agenda, kemudian KK I diserahkan ke penata arsip.
• Menyatukan kartu kendali II dan III serta surat dengan penjepit kertas, dan mengarahkannya ke pengarah surat.

Berikut contoh kartu kendali

 

Kolom kartu kendali:

Indeks            : Diisi indeks surat
Kode              : Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
Tanggal          : Diisi tanggal terima surat
No urut           : Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk
M / K             : Diisi apakah surat masuk atau surat keluar
Perihal           : Diisi hal surat
Isi ringkasan  : Diisi ringkasan surat
Lampiran       : Lampiran surat
Dari               : Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk
Kepada          : Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar
Tanggal surat : Diisi tanggal surat
No surat         : Diisi nomor surat
Pengolah        : Diisi unit pengolah
Paraf              : Diisi paraf pengolah surat

3. Pengarahan atau pengendalian surat
Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sehagai berikut.

• Menerima surat yang telah dilampiri kartu kendali II dan III, serta memaraf KK III sebagai bukti surat sudah diterima.
• Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.
• Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.
• Mengambil kartu kendali II dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.
• Meneruskan surat beserta kartu kendali III kepada unit pengolah/unit kerja.
• Menerima Surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar KK II dengan KK III
• Menyerahkan surat yang sudah selesai diproses ke penata arsip/arsiparis, dan menukar KK III dengan KK I.

4. Penyampaian surat ke unit pengolah
Unit pengolah terdiri dari hagian-bagian berikut.
Tata usaha unit pengolah.

 Tugasnya adalah sebagai berikut.

• Menerima surat dan kartu kendali  III serta memarafnya sebagai bukti hahwa surat sudah diterima.
• Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat berikut lembar disposisi 1 dan 2 serta KK III untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah.
• Menerima kembali surat, kartu kendali III dan lembar disposisi I dan II yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.
• Menyimpan kartu kendali III dan meneruskan surat berikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi. Surat asli dan lembar disposisi II disimpan sementara di unit pengolah, sedangkan salinan surat dan lembar disposisi I diteruskan ke pelaksana surat.
• Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika surat tersebut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beberapa lama. Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat berikut kartu kendali III diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali II, sebagai bukti hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip.

Pimpinan unit pengolah.

 Tugasnya adalah sebagai berikut.

• Menerima surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II dari tata usaha unit pengolah
• Mengisi lembar disposisi I dan II untuk menindaklanjuti surat yang masuk.
• Menyerahkan kembali surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II kepada tata usaha unit pengolah.

Pelaksana.

 Tugasnya adalah sebagai berikut.

• Menerima surat berikut lembar disposisi I pimpinan dari tata usaha unit pengolah.
• Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi.
• Menyerahkan surat dan lembar disposisi I kepada tata usaha unit pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.

5. Penyimpanan atau penataan arsip
Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut.

• Menerima kartu kendali I yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.
• Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 1 dengan kartu kendali 3.
• Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu

Contoh Pembuatan Surat Keputusan

Contoh Gambar Surat Keputusan

                                          

Surat keputusan dibuat untuk berbagai kepentingan. Pengertian surat keputusan adalah berisi sebuah keputusan oleh kelompok, instansi, lembaga, atau perorangan tentang sebuah keputusan yang telah/akan diambil.

Seperti halnya jenis-jenis surat lainnya, surat keputusan juga memiliki banyak variant. Ada surat keputusan untuk pengangkatan karyawan, surat keputusan untuk meniadakan gugatan, dan masih banyak lagi. 

Dibawah ini adalah contoh surat keputusan untuk pengangkatan karyawan.

SURAT KEPUTUSAN

No. 120/SK/DRA/XII/18

Tentang

Pengangkatan Sebagai Karyawan Tetap

Setelah melakukan beberapa tahapan evaluasi terhadap kinerja Sdr. : ……………………… terhitung mulai tanggal : ……………………… dengan jabatan sebagai pegawai sementara PT : ……………………… dibagian Manajemen, maka dengan ini PT : ……………………… menganggap Sdr. telah memenuhi kriteria untuk diangkat menjadi karyawan tetap dengan ketentuan sebagai berikut:

Menimbang : ………………………

Mengingat : …………………………

Memperhatikan : ………………………     

MEMUTUSKAN

• Mengangkat Sdr. : ………………………  sebagai : ………………………
• Bila mana dikemudian hari ditemukan kekeliruhan atau kesalahan dengan diterbitkannya Surat Keputusan ini, maka pihak perusahaan akan melakukan penyesuaian ulang sebagaimana mestinya.
• Surat keputusan ini disampaikan kepada Sdr. : ………………………

  

Pada tanggal  : ………………………

Mulai berlaku sejak tanggal : ………………………

PT : ………………………

*) Tandatangan disini

Tugas Dan Fungsi Pelatihan Sistem Ganda Dibagian Umum

TUGAS DAN FUNGSI

Bagian Umum dan Perlengkapan mempunyai tugas melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan dalam bidang Umum, Perlengkapan dan Keuangan.
Fungsi Bagian Umum dan Perlengkapan
1. Mengumpulkan bahan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis pembinaan tata usaha umum, penerimaan dan pengiriman sandi, telekomunikasi;
2. Melaksanakan koordinasi program rumah tangga meliputi pelayanan angkutan dan perawatan kendaraan dinas;
3. Melaksanakan pembinaan kegiatan akomodasi dan ruangan rumah jabatan, serta memelihara kebersihan kantor dan pekarangan lingkungan kantor;
4. Penyiapan bahan pengendalian sumber daya aparatur keuangan, prasarana dan sarana perangkat daerah di bidang urusan umum dan perlengkapan; dan
5. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya.

Uraian tugas Bagian Umum dan Perlengkapan
a. Pelaksanaan urusan tata usaha pimpinan dan tata usaha umum;
b. Pelaksanaan urusan rumah tangga Walikota, Wakil Walikota dan Sekretaris Daerah;
c. Pelaksanaan urusan sandi dan telekomunikasi;
d. Pelaksanaan pemeliharaan gedung Kantor Walikota dan Sekretariat Daerah;
e. Pelaksanaan pemeliharaan sarana dan prasarana milik pemerintah daerah;
f. Pengumpulan dan pengolahan bahan rencana kebutuhan sarana dan prasarana kedinasan kantor walikota di lingkungan sekretariat daerah;
g. Penyelenggaraan pengadaan sarana dan prasarana kedinasan walikota, wakil walikota serta di lingkungan sekretariat daerah; dan
h. Penyimpanan, Pendistribusian, Perawatan dan Pemeliharaan sarana dan prasarana kedinasan.

Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan mempunyai tugas melakukan tata usaha umum, pembinaan, penerimaan, pengiriman, sandi, telekomunikasi dan pengelolaaan keuangan Sekretariat Daerah Kota Pagar Alam. Adapun Uraian Tugas Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan, adalah sebagai berikut :
1. Menyusun rencana dan program kerja serta melaksanakan urusan tata usaha umum;
2. Memberikan pelayanan dan pengaturan surat-menyurat kepada seluruh satuan kerja di lingkungan Sekretariat Daerah;
3. Mengkoordinasikan pendistribusian, pengelolaan arus surat masuk dan surat keluar dengan sistem kertu kendali untuk memperlancar penerimaan informasi;
4. Mengatur pengunaan stempel jabatan dan stempel dinas;
5. Pembinaan kearsipan Sekretariat Daerah;
6. Melaksanakan bimbingan, pengendalian dan pengawasan terhadap penyelenggaraan dan kearsipan Sekretariat Daerah;
7. Melakukan pembinaan pegawai di bagian umum dan perlengkapan;
8. Melakukan pengawasan Melekat (WASKAT) di bagian umum dan perlengkapan;
9. Menyiapkan permintaan honor bagi Tenaga Non - PNS di Lingkungan Seretariat;
10. Menghimpun bahan dan mensistematiskan data/informasi yang berhubungan dengan sandi dan alat telekomunikasi;
11. Melakukan pengiriman, penerimaan berita, telek, sandi dan membina serta memelihara alat-alat informasi lainnya;
12. Mengatur jaringan komunikasi, membantu dan mengawasi kelancaran hubungan pesawat radio, telekomunikasi dan saluran telepon Sekretariat;
13. Melaksanakan pengaturan dan Pemeliharaan jaringan Lampu Jalan serta Mengadakan Pemeliharaan alat-alat Listrik di Sekretariat Daerah Kota Pagar Alam ;
14. Meneliti berkas tagihan biaya langganan listrik, telepon dan air untuk mendapatkan penyelesaian pembayaran;
15. Mempersiapkan dan menyelenggarakan pengurusan perjalanan dinas walikota, wakil walikota, staf ahli, asisten dan PNS Bagian Umum dan Perlengkapan dalam rangka kelancaran tugas
16. Pengelolaan administrasi keuangan Walikota dan Wakil Walikota
17. Menyusun dan membuat Laporan Renstra dan LAKIP; dan
18. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.